In Zeiten der voranschreitenden Digitalisierung geht der Trend immer stärker in Richtung papierloses Büro. Wenn Sie vielleicht auch nicht vollständig auf Ausdrucke verzichten können, so hat es doch viele Vorteile seine Dokumente digital zu verwalten und zu nutzen. Was es bringt auf unendliche Papierstapel zu verzichten und wie Sie dem papierlosen Büro ein Stück näher kommen verraten wir Ihnen im Folgenden.
Wer braucht das ganze Papier?
Es gibt sie noch, die Branchen, die noch immer nicht auf gedruckte Dokumente verzichten können und dürfen. Hierzu gehören unter anderem Banken, Notare oder Ärzte. Der Grund dafür ist simpel es geht um Absicherung: Dokumente mit Rechtsgültigkeit wie Verträge, Urkunden oder Steuerunterlagen in verschiedenen Formen bedürfen oft einer Eingangsbestätigung beim Empfänger, damit die Gültigkeit eines Dokumentes bei allen Vertragspartnern im Zweifelsfall nachgewiesen werden kann. Bei wichtiger Korrespondenz geschah dies bislang noch immer am zuverlässigsten auf dem Postweg per Einschreiben, da der Empfänger die Annahme des Einschreibens mit seiner Unterschrift bestätigen musste.
Warum ein papierloses Büro besser ist
1. Viel Papier benötigt viel Platz
Ausdrucke müssen abgeheftet und archiviert werden. Dafür benötigen Sie Ordner und Aktenschränke, diese wiederum benötigen Platz in Büroräumen für die Sie Miete zahlen. Je mehr Papier Sie also archivieren, desto mehr kann es Sie im Laufe der Zeit kosten. Verzichten Sie darauf und nutzen Sie Ihr Büro lieber als freundlichen, offenen Arbeitsraum in dem Sie nicht zwischen Aktenschränken untertauchen.
2. Zeitsparend arbeiten: Ordnung leicht gemacht
Durchsuchen Sie lieber Ihr digitales Archiv schnell und einfach nach Datum, Name oder Inhalt anstatt sich durch Papierberge zu wühlen – das kostet Sie viel weniger Zeit und die Möglichkeit Dokumente zu verlegen ist bei einem guten Dateiablagesystem praktisch ausgeschlossen.
3. Kostensparend arbeiten
Das Geld für Kopierpapier und Druckertinte können Sie in Zukunft besser investieren, denn je weniger Sie drucken und kopieren, desto weniger kostet es Sie. Außerdem verschwenden Sie viel weniger Zeit mit Geräteproblemen, was die Nerven schont.
4. Zugriff und Handhabung: Immer organisiert
Nicht nur, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen können – sie können es auch von jedem Ort aus tun. Eine Internetverbindung genügt und Sie gelangen an Ihre Daten in einer Cloud oder auf einem Server, schnell und unkompliziert. Zudem sind einheitliche Dateiformate wie PDF heutiger Standard und vereinfachen das Erstellen und Verschicken von Dokumenten.
Voraussetzungen und Umsetzung eines papierlosen Büros
Für viele moderne Büros gehört papierloses Arbeiten bereits zum Alltag. Falls man aber erst umsteigen möchte oder seine ohnehin eingeschränkte Papierablage noch weiter reduzieren will, gibt es mehrere Schritte. Einiges ist für ein papierloses Büro dabei wirklich wichtig:
Dateinamen
Damit mit weniger Papier auch wirklich weniger Chaos herrscht, sollten Sie sich ein einfaches aber sinnvolles System zur Benennung von Dateien überlegen und dieses konsequent anwenden. Praktisch sind zum Beispiel Kombinationen aus Projektname und Datum oder Schlagwort. So lassen sich mit der Suchfunktion Dokumente gezielt suchen und leicht finden.
Kommunikation
Sprechen Sie auch mit Ihrem Kommunikationspartner ab, ob es in Ordnung ist papierlos über E-Mails, Telefon und Filesharing zu kommunizieren. Denn alles, was bisher auf Papier existiert, kann prinzipiell auch digital verarbeitet werden und Dokumente können auf vielen verschiedenen Endgeräten betrachtet und bearbeitet werden. Auch Faxe online verschicken und empfangen ist unkompliziert und komfortabel zugleich, denn sie benötigen nur einen zuverlässigen online Faxdienst. Damit ist auch der bereits am Anfang erwähnte Versand rechtsgültiger Dokumente kein Problem und eine sichere Alternative – solange der Absender seine vollständigen Daten angibt und eine digitale Eingangsbestätigung erhält. Damit müssen Sie auf nichts verzichten.
Scanner
Um den Platzbedarf bereits existierender Papiere zu reduzieren sollten diese digitalisiert werden. Damit eine ordentliche Archivierung gelingt ist ein Scanner mit guter Auflösung unumgänglich, denn er kann Dokumente schnell und sauber einziehen und verarbeiten. Zwar bedeutet dies zunächst etwas Aufwand, aber Sie haben danach wieder mehr Platz in Ihren Arbeitsräumen.
Dokumentation und Sicherheit
Viele Behörden akzeptieren heutzutage bereits digitale Unterlagen. Damit solche Dokumente im Ernstfall Rechtsgültigkeit besitzen sollten Sie auf eine lückenlose Dokumentation bei der Digitalisierung und Archivierung achten. Nützlich ist hierbei Software, welche alle Scans in separaten schreibgeschützten Dateien protokolliert, damit sie später nachvollzogen werden können. Unabdingbar ist selbstverständlich der Schutz der Daten, vor allem wenn sie sensibel sind. Zuverlässige Cloudlösungen bieten hohe Sicherheitsstandards. Für Datenbanken auf eigenen Servern benötigen Sie gute Antivirensoftware und Firewalls, welche stets auf dem neuesten Stand sein sollten.
Notizen, Anmerkungen, Kommentare
To-Do-Listen, Gesprächsnotizen und Mitschriften werden oft schon automatisch digital erstellt. Dabei kann man gleich Verknüpfungen mit dem Terminkalender vornehmen und Erinnerungen einstellen. Nutzen Sie jedoch auch Apps und Programme um beispielsweise Notizen in PDF-Dateien zu machen oder wichtige Stellen zu markieren, ohne ein Chaos mit dem Textmarker anzurichten. Der Vorteil hier: Sie können es stets wieder entfernen und haben auf diese Weise immer ein ordentliches Dokument.
Überprüfen Sie einfach an welchen Stellen Sie gern mit weniger Papier arbeiten würden und was dazu noch nötig ist. Wenn die Umsetzung unserer Tipps kein Problem für Sie darstellt, dann sind Sie sicherlich bereits auf dem richtigen Weg zum papierlosen Büro.
