Bei simple-fax.de gibt es mehrere Möglichkeiten ein Fax zu speichern. In der Regel ist ein bei simple-fax.de versendetes Fax 30 Tage im Fax-Ausgang sichtbar, danach wird es gelöscht. Der zugehörige Sendebericht wird für 180 Tage angezeigt, bevor er gelöscht wird. Für eine dauerhafte Speicherung empfiehlt es sich, den Sendebericht in der Versandbox zu archivieren. Eingehende Faxe werden ebenfalls nach 180 Tagen gelöscht, sofern sie nicht archiviert wurden. Eine Aufbewahrung im Archiv ist immer dauerhaft, dort befindliche Faxe werden nicht von simple-fax.de gelöscht.
Auch versendete Briefe werden für 30 Tage im Postausgang gespeichert, bevor sie dauerhaft gelöscht werden. Hier besteht ebenfalls die Möglichkeit einer Archivierung. Unabhängig von der Online-Speicherung sollte jedes wichtige Dokument jedoch zusätzlich auf einem lokalen Datenträger gespeichert werden.
Allgemeine Aufbewahrungsfristen für Dokumente
Für die Aufbewahrung von Dokumenten gelten besondere Aufbewahrungsfristen. Dies gilt nicht nur für Briefe und gedruckte Unterlagen, sondern auch für Faxe, die digital empfangen wurden. Auch die Aufbewahrung von Sendeberichten versendeter Faxe als Nachweis für einen Schriftverkehr unterliegt besonderer Fristen. Vor allem Unternehmen sollten auf die fristgerechte Aufbewahrung ihres Schriftverkehrs achten, da dieser jederzeit durch eine Betriebsprüfung überprüft werden kann.
Der digitale Faxversand wird sehr häufig für die Kommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern genutzt. Diese Handels- und Geschäftsbriefe müssen unbedingt fristgerecht für sechs Jahre aufbewahrt werden, um bei Aufforderung zum Beispiel durch Außenprüfer oder Steuerfahnder vorgelegt werden zu können. Nicht aufbewahrt werden müssen hingegen Werbeflyer und Angebote ohne Auftragsfolge, die als Fax versendet oder empfangen wurden, diese können zeitnah vernichtet werden. Auch firmeninterne Faxe wie Arbeits- oder Fahrtberichte müssen in der Regel nicht aufbewahrt werden. Jegliche Korrespondenz hingegen, die zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat, muss ebenfalls für sechs Jahre aufbewahrt werden. Bei Buchungsbelegen, Jahresabschlüssen, Inventarlisten, Lageberichten und Rechnungen liegt die Aufbewahrungsfrist sogar bei zehn Jahren.
Für Privatleute ist die Aufbewahrungsfrist ebenfalls wichtig
Auch die Dokumente von Privatleuten, die per digitalem Fax versendet oder empfangen wurden, unterliegen bestimmter Aufbewahrungsfristen. So müssen Kaufverträge und Rechnungen, vor allem von Handwerkern und Ärzten, für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Ebenfalls fallen Belege über einmalige Zahlungen unter diese Frist. Für eine eventuelle Reklamation oder zur Dokumentation eines Mängelanspruchs müssen diese Dokumente sogar für fünf Jahre aufbewahrt werden. Bei Mietsachen, wie Mietvertrag, Kautionsverhandlungen, Übergabeprotokollen oder Nebenkostenabrechnungen gibt es eine Aufbewahrungsfrist von mindestens vier Jahren. Die Aufbewahrungsfrist von Mahnbescheiden, wenn auch selten per Fax versendet, beträgt 30 Jahre. Bei einigen Unterlagen gibt es sogar eine lebenslange Aufbewahrung: Ärztliche Gutachten, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Nachweise über Tätigkeiten sollten grundsätzlich immer aufbewahrt werden.
Wichtig zur Einhaltung der Aufbewahrungsfrist ist die sorgsame Aufbewahrung und Zugänglichkeit der Unterlagen. Auch bei der digitalen Archivierung muss auf Unversehrtheit und Abrufbarkeit der Dokumente geachtet werden.
