Viele Faxnutzer fragen sich im Zuge der neuen Datenschutzgrundverordnung, wie sie ihren Faxversand sicherer machen können. Gerade wo das Thema Datenschutz in aller Mund ist, stellt sich vielen Nutzern, die auf den Faxversand angewiesen sind, die Frage wie sich Datenschutz mit dem versenden von Fax vereinbaren lässt. Vor allem in Arztpraxen und Rechtsanwaltskanzleien kommt das Fax noch täglich zum Einsatz, besonders wenn es um die Wahrung von Fristen geht. Auch der Informationsaustausch von Apotheken und Pflegeeinrichtungen wird größtenteils per Fax erledigt. Was kann man also machen, um das übersenden von sensiblen Daten besser zu schützen?
Ein bisschen Arbeitsaufwand für mehr Sicherheit
Mit ein paar Änderungen im Arbeitsablauf lassen sich Daten beim Versand eines Fax besser schützen. Ein wichtiger und oft vernachlässigter Punkt beim Thema Datenschutz ist der Standort des Faxgeräts, sofern noch ein analoges Faxgerät genutzt wird. Ist das Faxgerät im Unternehmen, wie es oft der Fall ist, auf dem Empfangstresen platziert, können eingehende Faxe leicht von Dritten gelesen werden. Deshalb sollte unbedingt ein Standort gewählt werden, der nur für entsprechende Mitarbeiter zugänglich ist.
Manchmal kann es passieren, dass ein Fax bei einem anderen Empfänger ankommt, als dem gewünschten. Dies ist meistens die Folge eines Tippfehlers der Faxnummer des Empfängers. Wird eine Nummer falsch eingegeben, macht das Fax sich auf dem Weg zum falschen Empfänger. Mit besonderer Sorgfalt beim Eintippen lassen sich solche Fehler schnell vermeiden. Auch bei veralteten Empfängerinformationen kann das Fax beim falschen Empfänger landen. Faxnummern werden relativ schnell neu vergeben, wenn ein alter Anschluss gekündigt wird. Wenn die Kunden- oder Patientendaten nicht regelmäßig kontrolliert werden, kann das Fax schnell bei einem falschen Empfänger landen, trotz der richtigen Faxnummer.
Sendetermine vereinbaren
Wenn Sie sensiblere Informationen per Fax verschicken wollen, vereinbaren Sie mit dem Empfänger einen Sendetermin. Mit einem kurzen Telefonat können Sie das Fax ankündigen und ermöglichen so dem Empfänger, das Fax persönlich entgegenzunehmen. So verhindern Sie, dass das Fax beim Empfänger von Unbefugten eingesehen werden kann.
Datenschutz bei simple-fax.de
Bei simple-fax.de gilt die neue Datenschutzgrundverordnung, die seit 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist. Gerne bieten wir unseren Vertragspartnern und Firmenkunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag über die Verarbeitung Ihrer Daten an. Kontaktieren Sie uns einfach unter datenschutz@simple-fax.de.
Als Kunde bei simple-fax.de können Sie ab sofort wählen, wie Ihnen der Sendebericht oder eingehende Faxe zugestellt werden. Sie können sich das eingehende Fax als PDF-Anhang zusenden lassen oder erhalten von uns einen sicheren Link, unter dem Sie das Fax öffnen können. Bitte beachten Sie, dass die Datenübertragung per E-Mail auch heute noch Sicherheitslücken aufweist. Wir empfehlen Ihnen daher zum Schutz Ihrer Daten die Übermittlung per sicherem Link.
Auch anderweitig schützen wir Ihre Daten. Unser Server steht in Deutschland und hat eine durchgängige Überwachung. Ihre Daten werden zu keinen anderen Zwecken, als den unter Datenschutz aufgeführten verwendet.
