Ein Fax wird besonders dann häufig eingesetzt, wenn es darum geht eine Frist zu wahren. Während bei einem wichtigen Schriftstück per Postversand Umstände wie Leerung der Postkästen und Postweg einberechnet werden müssen, geht ein Faxversand zur Fristwahrung deutlich schneller und bequemer von statten. Allerdings gibt es auch beim fristgerechtem Versand eines Faxes einiges zu beachten.
Wichtig ist selbstverständlich vor allem die Einhaltung des gesetzten Fristzeitraums. Dabei sollte die Frist nicht bis zur letzten Minute ausgereizt werden. Wenn eine Frist zum Beispiel am 23. April endet, muss das Fax am 23. April um 23.59 Uhr beim Empfänger eingegangen sein. Das heißt, aus dem Sendeprotokoll muss klar hervorgehen, dass das Fax vor 24 Uhr übersendet wurde.
Sendebericht auf die korrekte Faxnummer überprüfen
Es gibt allerdings auch viele Faktoren, die ein pünktliches Zustellen des Faxes verhindern können. Dies fängt alleine schon bei einer falschen Faxnummer an. Wenn die Nummer des gewünschten Empfängers nicht korrekt ist, kann das Fax natürlich nicht dort ankommen, wo es hin soll. Mit einer kurzen Recherche kann die vorhandene Faxnummer auf ihre Korrektheit geprüft werden. Meist lässt sich die richtige Faxnummer mit wenigen Klicks auf die Homepage des Empfängers herausfinden. Nach Versenden des Fax sollte noch einmal im Sendebericht überprüft werden, ob das Fax auch an die gewünschte Nummer geschickt wurde. Ist dies nicht der Fall, kann man den Vorgang noch schnell mit der korrekten Faxnummer wiederholen.
Technische Probleme können die Wahrung der Frist verhindern
Es kann vorkommen, dass ein technischer Defekt das fristgerechte Übersenden des Fax verhindert. Ein ausgeschaltetes Faxgerät auf der Empfängerseite gehört da zu den häufigsten Gründen, wenn ein Fax nicht fristgerecht übermittelt werden kann. Daher sollte immer der Sendebericht gecheckt werden, ob das Fax an den Empfänger übermittelt werden konnte. Im Zweifelsfall hilft ein kurzer Anruf beim Empfänger. Da dies auch ein bisschen Zeit in Anspruch nehmen kann, sollte die Frist nie bis zur letzten Minute ausgereizt werden. Denn nur mit ein paar extra Minuten kann entsprechend reagiert werden. Und schneller als der Postweg ist der Faxversand dennoch.
