Während immer mehr Aspekte für ein papierloses Büro sprechen, kommen in der Realität aber bei weitem noch nicht alle Unternehmen ohne Papier aus. Ausdrucke aus dem Computer, Geschäftsbriefe oder eingehende Faxe, das Papier spielt immer noch eine große Rolle im Büroalltag. Umso wichtiger ist es, für eine gute Büroorganisation zu sorgen. Viel zu oft wird ein eingehendes Fax ignoriert oder in irgendeine Ablage gestopft und schnell vergessen. Besonders bei der Einhaltung von Fristen kann das zu Versäumnissen und großen Problemen führen. Deshalb ist die richtige Organisation im Büro das A und O des Geschäftsalltags.
Geschultes Personal ist ein Pluspunkt
Gerade die Büroorganisation in einem Unternehmen sollte reibungslos verlaufen. Damit dies sichergestellt werden kann, muss das Büropersonal entsprechend geschult und in die Abläufe des Unternehmens eingewiesen sein. Da vor allem beim Umgang mit dem Faxgerät viele Fehler entstehen, sollte hier vom Personal besondere Sorgfalt gewährleistet werden. Auch wenn das Faxgerät häufig als veraltet verschrien wird, ist es dennoch in den meisten Unternehmen ein fester Bestandteil des Büroalltags. Und die Praxis zeigt, hier passieren besonders viele Fehler. Ignorierte Faxe sind da nur der Anfang. Ist ein Faxgerät falsch eingestellt, kann es schnell zu Übermittlungsfehlern kommen. Ausgehende Faxe sollten immer zusätzlich im Sendebericht überprüft werden. Mit dem Sendevermerk „Ok“ kann sichergestellt werden, dass das Faxgerät eine Verbindung zum Faxgerät des Empfängers aufgebaut hat. Dies ist besonders in Fristangelegenheiten sehr wichtig. Wird dies von den Angestellten berücksichtigt, kann schon ein Großteil an Fehlern vermieden werden.
Der Vorteil von Online-Fax
Viele Unternehmen sind auch heute noch auf den Versand von Fax angewiesen. Gerade deshalb sollte ein Umstieg auf Online-Faxversand geprüft werden. Beim Online-Faxversand werden die Faxe über einen Anbieter wie simple-fax.de an die Faxnummer des Empfängers versendet. Neben der Kostenersparnis, die durch Druckkosten- und Papiereinsparungen entsteht, hat Online-Faxversand auch den Vorteil, dass er sich leichter organisieren lässt. Ausgehende Faxe können bequem im Archiv gespeichert werden. So entstehen weniger Papierkram und damit eine deutliche Arbeitsentlastung.
